Comparativo: compra vs assinatura de móveis - qual a melhor opção para sua empresa?

A assinatura de móveis vem caindo no gosto de muitos empresários pelas inúmeras facilidades que oferece quando comparadas às da aquisição de mobiliário corporativo, pelo menos na grande maioria dos casos. 

Porém há quem ainda não conheça bem o modus operandi dessa nova solução para as empresas, preparamos um pequeno guia comparando as duas situações, para orientar gestores sobre a escolha estratégica entre a compra definitiva e o aluguel de móveis. 

No texto vamos apresentar um comparativo detalhado, abordando desde a preservação do fluxo de caixa até benefícios fiscais para empresas no Lucro Real, além de mostrar como a assinatura de móveis corporativos pode viabilizar uma operação ágil e escalável.

Entendendo os modelos: móveis próprios vs. mobiliário por assinatura

Para as empresas há uma série de questões a serem consideradas antes de bater o martelo e optar pela melhor opção de mobiliar os ambientes, por isso vamos apresentar os dois modelos de mobiliários, os comprado e os alugados a seguir:

O que define a compra de móveis

Há uma série de fatores que podem definir a escolha de comprar mobiliário corporativo, como por exemplo a necessidade de ocupar os ambientes com móveis planejados para otimizar ao máximo o espaço da empresa.

A necessidade de estruturação dos ambientes organizacionais, o cumprimento das normas ergonômicas estabelecidas pela legislação trabalhista, a preferência pela obtenção de ativos tangíveis imobilizados e até mesmo um planejamento estratégico em um investimento na arquitetura corporativa para adaptação de novos modelos de trabalho.

O que é a assinatura de móveis

Já a assinatura de móveis corporativos é um modelo mais recente de mobiliar a empresa de forma mais flexível, pois permite uma série de facilidades que a compra não oferece, como a possibilidade de trocas de peças mais frequentes.

Com a assinatura de mobiliário corporativo a empresa obtém entrega e montagem já inclusas na mensalidade, de forma a priorizar a liberdade de trocar de móveis, como cadeiras e bancadas de acordo com a necessidade ergonômica dos funcionários.

Para as empresas que contam com colaboradores em jornadas híbridas ou home office a locação de mobiliário é a melhor opção, pois há a facilidade de escolher de forma bem rápida o mobiliário para cada funcionário, e ainda direcionar de forma muito mais ágil a entrega e montagem nos locais necessários, bem como a retirada quando houver algum desligamento.

Comparativo: compra vs assinatura de móveis em números

Para quem ainda está na dúvida sobre quais as melhores opções para seu modelo de negócio, vamos apresentar abaixo alguns dados importantes que vão contribuir para a escolha ideal:

Custos iniciais e preservação do fluxo de caixa

O custo inicial de quem opta por comprar os móveis é significativamente maior, pois o investimento inicial é considerado bem grande se comparado ao valor das mensalidades da locação de mobiliário corporativo.

Além do valor inicial da aquisição, existem outros custos a serem considerados, como o frete, em alguns casos para diferentes localizações, como é o caso dos funcionários híbridos e em home office, e a taxa cobrada para a montagem, que normalmente é cobrada à parte. 

Na locação de mobiliário corporativo a assinatura mensal é bem menor que o custo de compra, e nela estão inclusas a taxa de entrega e a de montagem, ainda que a empresa contratada exija um depósito caução inicial.

Com uma despesa inicial menor em razão da locação de mobiliário a empresa consegue preservar seu fluxo de caixa mais facilmente, permitindo que o capital seja direcionado para outras áreas, como contratações, investimento em ações de marketing, ou mesmo em estratégias específicas para a área de atuação da organização.

Os pagamentos mensais são previsíveis, e neles estão inclusos manutenção e, caso necessário, a troca de peças de mobiliário em caso de defeitos ou a necessidade de reparos de última hora.

Gestão de ativos: depreciação vs. manutenção inclusa

Uma outra vantagem da locação de mobiliário corporativo em relação à compra é que a depreciação não gera nenhum custo, uma vez que a manutenção de cada peça está inclusa no valor mensal da assinatura, enquanto as empresas que optam pela aquisição se tornam responsáveis por contratar mão de obra qualificada para reparos e higienização, reduzindo consideravelmente o valor do patrimônio.

Além da manutenção e higienização inclusas na assinatura, é possível em determinados pacotes contratar a substituição do mobiliário por peças mais recentes, com maior ergonomia, ou mesmo a substituição em caso de crescimento da empresa, sem ter que se preocupar com se desfazer de móveis e contratar os serviços acessórios, que são frete e montagem.

Dedução fiscal: como a assinatura pode reduzir o IR para empresas no lucro real

Como a despesa com a assinatura de móveis corporativos pode ser lançada como despesa no DRE, o Demonstrativo de Resultado do Exercício, as empresas que se enquadram no Lucro Real ´podem reduzir o lucro tributável, reduzindo significativamente o pagamento de IRPJ, o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica e CSLL.

Há ainda o abatimento que pode, e deve, ser feito na base do PIS e COFINS, que dependendo do valor da assinatura de móveis corporativos pode chegar até aproximadamente 35% do valor dos tributos mensais quando comparados aos valores da aquisição desse tipo de mobiliário. 

Quando escolher cada modelo de aquisição?

Na grande maioria das vezes, os responsáveis pelo mobiliário corporativo se perguntam qual a melhor solução para a empresa, se é a aquisição ou a assinatura de móveis. Para dirimir quaisquer dúvidas, vamos 

Cenários ideais para a compra definitiva de mobiliário

A compra de mobiliário corporativo é indicada para empresas já consolidadas, que tenham um orçamento estável e possam realizar um investimento inicial bem grande. Essa opção também é indicada para quem não tem planos de mudança em um futuro próximo, uma vez que os móveis precisam se adaptar ao novo espaço. 

Ou seja, o cenário ideal para a compra de mobiliário corporativo envolve uma sede própria ou contratos longos de locação, disponibilidade de investimento inicial alta, a necessidade de utilizar móveis sob medida e a obtenção de ativos definitivos.

Quando a assinatura é a melhor opção estratégica para sua operação

Há uma série de situações, praticamente a maioria delas, em que a assinatura de móveis corporativos (FaaS) é a melhor solução, como mostraremos a seguir:

Projetos temporários e expansões rápidas

Para as empresas que não possuem um orçamento tão confortável ou desejam investir em outras áreas em um curto prazo, a assinatura de móveis é a melhor opção, pois o investimento inicial da compra deixa de existir e é possível aplicar parte da receita em crescimento e expansão.

Se você tem um projeto temporário, com prazo máximo para encerramento das atividades a sua melhor solução é contratar a assinatura de móveis, já que o custo é diluído em parcelas mensais e ao fim do contrato é possível devolver as peças sem ter que se preocupar em vender ou encontrar um espaço para guardá-las.

Startups e empresas em busca de escalabilidade

Empresas recentes como as startups, ou que estão em plena expansão e precisam levar em conta esta escalabilidade devem dar preferência à assinatura de móveis corporativos, pois é uma solução bem mais flexível.

Quando os contratos de locação são mais curtos ou há a possibilidade de mudança em um futuro próximo é muito mais interessante para a empresa a assinatura de móveis corporativos, uma vez que é possível aumentar ou reduzir o número de peças e realizar a mudança para outros endereços de forma facilitada.