Mobiliário corporativo para empresas em fase de mudança de sede
Se você está em vias de instalar a empresa em outro lugar, ou pretende fazer isso em um futuro próximo, vamos orientar como realizar o planejamento do mobiliário corporativo antes e durante a mudança de sede, fornecendo um roteiro prático.
Aqui você vai entender como tomar decisões sobre o reaproveitamento ou troca do mobiliário existente e receber orientações sobre o planejamento do novo espaço, alinhando layout, operação e cultura organizacional, além de saber como fazer a seleção dos tipos de mobiliário essenciais (estações de trabalho, salas de reunião), a sua relação com ergonomia, produtividade e o cronograma logístico para evitar paralisações.
O que considerar ao planejar o mobiliário corporativo na mudança de sede?
Para adquirir ou adaptar o mobiliário corporativo tanto ao espaço novo quanto às demandas da empresa, é necessário fazer uma análise minuciosa das necessidades da empresa e dos funcionários, bem como alinhar o layout da nova sede ao fluxo de trabalho.
O conforto e a ergonomia devem ser também tratados como prioridade, já que impactam diretamente na capacidade produtiva da equipe, especialmente cuidando para que o trânsito das pessoas e sua circulação dentro da empresa possam ser feitos de forma fluida e eficiente.
O número de funcionários e seu fluxo de trabalho também deve ser levado em conta para otimizar a rotina na empresa ao organizar suas estações de trabalho, para isso é preciso organizar racionalmente as zonas de trabalho, o espaço para reuniões e uma área de descanso e descompressão.
O mobiliário corporativo deve estar alinhado à cultura organizacional, seguir padrões de cores em assentos, superfícies, e se for possível optar por peças flexíveis, que possam ser reorganizadas para atender a diferentes situações e a uma provável escalabilidade.
Avaliação do mobiliário atual: trocar, reformar ou reaproveitar?
Se a empresa já existe e conta com um mobiliário corporativo, vale a pena avaliar o que pode ser aproveitado, reformado e o que será necessário comprar.
Critérios para reaproveitamento do mobiliário existente
O primeiro passo é checar em que estado está o mobiliário, e verificar se ele vai suportar bem passar pelo processo de desmontagem e remontagem na nova sede. A estrutura deve estar sólida, íntegra, e sem sinais de trincas, rachaduras, empenamentos, corrosão e rasgos ou áreas puídas em estofamentos..
Caso o mobiliário apresente quaisquer danos é melhor verificar com profissionais sobre a reforma, fazer um orçamento antes de definir qual é a melhor opção, pois muitas vezes o custo da reforma não compensa o trabalho e o traslado das peças de um escritório para o outro.
Quando a troca de mobiliário é a melhor decisão
Reformar o mobiliário corporativo fica mais barato que comprar novos itens? Quanto mais barato? Pois é necessário incluir nesta conta a forma de pagamento, que muitas vezes deve ser a vista em reformas, a equipe de desmontagem e montagem, o frete de transporte de um ponto ao outro, e finalmente fazer um comparativo com a compra ou aluguel de novas peças, como as que a John Richard oferecer em seu catálogo.
Se o mobiliário corporativo tiver sido feito sob medida para o lugar onde foram instalados, talvez ele não se encaixe adequadamente ao espaço da nova sede, por isso é preciso medir bem as peças, pois nem sempre é possível reaproveitar, e nesse caso optar por novos itens também pode ser mais proveitoso, eficiente e barato.
Planejamento do mobiliário para o novo espaço corporativo
Com o local definido e a planta em mãos, é chegada a hora de definir o mobiliário corporativo e o planejar a ocupação do espaço.
Alinhamento entre layout, cultura e operação
Com a análise do fluxo de trabalho é possível organizar um layout que otimize a operação diária dos funcionários, de forma a oferecer maior conforto, funcionalidade e ainda manter o alinhamento com a cultura organizacional.
Dimensionamento correto dos postos de trabalho
Organize os funcionários por setor, por atividade e pelo fluxo de trabalho, dividindo em espaços que sejam confortáveis, permitam o pleno desenvolvimento das atividades, seja do trabalho realizado de forma coletiva ou mais privada.
Meça as áreas de posicionamento das estações de trabalho para mensurar quantas poderão ser dispostas, e de que forma fazer isso. Também é necessário levar em conta a forma de trabalho dos colaboradores, se são atividades em equipe, funcionários híbridos e os que precisam de foco.
O dimensionamento também deve incluir no planejamento as áreas de contribuição coletiva, como salas de reunião, e o mobiliário necessário, bem como desenvolver uma área que seja acolhedora para a zona de descompressão, onde os colaboradores poderão fazer pequenas pausas durante a jornada.
A opção por um mobiliário corporativo que seja flexível e possa se adaptar a diferentes configurações sempre será a melhor opção, especialmente se a empresa tiver planos futuros de aumentar a equipe ou modificar a forma de funcionamento.
Outra consideração a ser feita é sobre o que pode e precisa ser embutido no mobiliário, especialmente itens de tecnologia, como tomadas, entradas USB, suporte e organização de cabos e se necessário monitores para videoconferências.
Tipos de mobiliário corporativo essenciais na mudança de sede
Alguns itens de mobiliário corporativo são fundamentais, vamos mostrar a seguir o que não pode ser deixado de lado:
Estações de trabalho e mesas operacionais
As estações de trabalho podem ser compostas por bancadas divididas ou inteiriças, ou mesmo por mesas individuais ou coletivas, porém cabe ressaltar que o importante é proporcionar espaço suficiente para o desenvolvimento das atividades laborais.
Um ponto importante é planejar bem as áreas de armazenamento, utilizando espaços que não serão utilizados ocasionalmente, como paredes e a parte de baixo de mesas e estações de trabalho. Os organizadores são boas soluções para compartimentar todo o material a ser armazenado de forma organizada, e podem ser instalados em gavetas e armários.
Cadeiras ergonômicas e conforto ocupacional
Há normas instituindo o tipo de mobiliário corporativo a ser utilizado para cada função, e a ergonomia é um ponto em comum para todas as funções. Mesas que tenham altura ajustável, que permitam que ao apoiar os braços eles se mantenham em um ângulo de 90°, ideal para digitação, escrita ou desenho.
Assim como as mesas, as cadeiras precisam ser ajustáveis aos diferentes tipos físicos, com controle de altura, estofamento confortável mas rígido o suficiente para suportar bem a coluna, proporcionando conforto e mantendo a postura.
Mobiliário para salas de reunião e áreas colaborativas
Já nas áreas de uso comum, como salas de reunião e áreas colaborativas é importante considerar que o espaço será utilizado por um número maior de pessoas, então a área de circulação deve ser bem pensada.
Para a sala de reuniões a mesa é o elemento principal, normalmente localizada no centro da área, e no seu entorno devem ser dispostos os demais móveis. Escolha um formato moderno, do tamanho necessário para abrigar os participantes das reuniões, e se possível com estações de tomadas, entradas USB e comunicadores e projetor para video conferências e apresentações.
Opte por cadeiras confortáveis, ergonômicas, que tenham braços para apoio e que tenham altura ajustável. Se for pertinente, escolha poltronas e sofás em conjunto, deixando o ambiente mais leve e informal.
Não esqueça de armários, nichos, prateleiras e gaveteiros para organizar os materiais de papelaria e documentos importantes devidamente guardados, mantendo o ambiente sempre arrumado. Os painéis são uma ótima opção para acomodar TV e projetos, bem como esconder toda a fiação utilizada nos equipamentos.
Ergonomia e produtividade no novo escritório
É muito importante mencionar que a economia está diretamente ligada à capacidade produtiva dos funcionários, então esse tema recorrente precisa ser sempre levado em conta no mobiliário corporativo.
Adequação às normas ergonômicas
Para se manter dentro do que foi estabelecido pela NR 17, a Norma Regulamentadora 17, que descreve as regulamentações sobre ergonomia nas empresas, os empregadores devem ser cuidadosos, e optar sempre por mobiliário corporativo que atenda às regras.
As diretrizes indicam que é necessário adaptar as condições de trabalho às características psicofisiológicas dos funcionários, de forma a garantir conforto, evitar lesões ou outros problemas de saúde, segurança e um desempenho profissional eficiente.
Impacto do mobiliário no bem-estar e na performance
Funcionários que trabalham com mobiliário corporativo ergonômico são muito menos propensos a fadiga extrema, desconforto e lesões decorrentes de uma postura errada, o que acaba por melhorar sua capacidade de concentração, aumentando a produtividade e reduzindo os afastamentos por motivos de saúde.
Logística e cronograma da mudança de mobiliário corporativo
A seguir vamos dar algumas dicas de como montar uma estratégia de mudança de sede e recebimento e montagem do mobiliário corporativo de forma a não interromper a produção da empresa:
Planejamento para evitar interrupções na operação
O ideal é começar o planejamento o mais cedo possível, e cerca de 30 a 40 dias antes da mudança começar a organizar as coisas. Em um final de semana contrate profissionais que sejam capacitados para avaliar o mobiliário, checar se sua desmontagem e montagem não afetarão sua usabilidade.
Faça um inventário do que será aproveitado, do que deve ser reposto do mobiliário corporativo, e dê início às aquisições ou locações.Com o layout do novo espaço em mão é hora de definir o que vai ser feito em que áreas, como as estações de trabalho, salas de reunião, espaço de descompressão, e zonas de trabalho privativas.
É importante que o cronograma seja seguido à risca, e que cada tarefa seja da responsabilidade de alguém comprometido, e saiba que o prazo é fundamental para não haver qualquer tipo de ruído e interrupção operacional. A comunicação para os funcionários deve ser feita com antecedência para que eles se programem para voltar ao trabalho em um novo endereço e que não deixem tarefas pendentes, pois sempre há risco de atrasos.
Montagem, desmontagem e adaptação ao novo espaço
Definidas as datas, as equipes de montagem e desmontagem da estrutura devem trabalhar alinhadas, bem como os funcionários da empresa responsáveis pelas novas instalações, principalmente na parte elétrica, de internet e componentes eletrônicos. Certifique-se de contar com profissionais capacitados para este tipo de atividade, e que tenham experiência com mobiliário corporativo.
É recomendado que cerca de 2 semanas antes da mudança os itens que são menos utilizados já comecem a ser embalados, e se possível já enviados para a nova sede, com as caixas identificando seu conteúdo de forma bem clara e minuciosa.
Na semana anterior à mudança é necessário se certificar que a energia está funcionando plenamente no novo espaço, se as instalações elétricas necessárias foram realizadas, se certificar que a internet e outros pacotes de serviço necessários para a operação já tenham sido instalados e seu funcionamento verificado.
A dica é começar a mudança na noite de uma sexta, para que tudo possa ser resolvido no final de semana. Acompanhe o serviço de carga e descarga dos itens transportados para se certificar que não serão quebrados ou esquecidos.
Com a chegada da mudança na nova sede, é primordial iniciar a montagem e organização do mobiliário corporativo, pois somente depois disso os dispositivos eletrônicos e de telefonia poderão ser devidamente arrumados e ligados.
Verifique durante o processo de montagem e arrumação se os itens estão em seus devidos lugares de acordo com a configuração do novo layout, para que os funcionários possam retornar ao trabalho com tudo funcionando plenamente.